En resumen
- Un albarán es el documento que acompaña a una mercancía o a un trabajo y que firma quien lo recibe para dejar constancia de que se ha entregado.
- No es una factura ni sustituye a la factura: no tiene valor fiscal y no lo regula la normativa de facturación, pero el albarán firmado es la mejor prueba de entrega.
- Debe llevar, como mínimo, los datos de quien entrega y de quien recibe, número y fecha, qué se entrega con su cantidad, el lugar de entrega y la firma de recepción.
- Los albaranes de un mismo cliente y mes se pueden facturar juntos en una factura recapitulativa, que con clientes empresa se emite antes del día 16 del mes siguiente.
¿Qué es un albarán?
El albarán (también llamado nota de entrega o, en inglés, delivery note) es el documento que se entrega junto con un pedido. Recoge qué se ha entregado, en qué cantidad, a quién, dónde y cuándo. Quien recibe la mercancía lo revisa y lo firma; una copia se queda con el cliente y otra vuelve firmada al proveedor.
No solo se usa para mercancía. En obras, instalaciones y servicios es habitual hacer un albarán por los materiales servidos en obra o por los trabajos realizados, que luego se facturan a fin de mes.
Para qué sirve un albarán
- Prueba de entrega. El albarán firmado demuestra que el cliente recibió la mercancía o el trabajo en una fecha y lugar concretos. Si luego hay una reclamación o un impago, es tu documento de apoyo.
- Control de lo recibido. El cliente comprueba que lo que llega coincide con lo que pidió. Si falta algo o llega dañado, se anota en el propio albarán antes de firmar.
- Base para facturar. Los albaranes son la lista de lo que hay que facturar. Sin ellos es fácil que se quede una entrega sin cobrar.
- Control del stock. Cada albarán de salida descuenta material del almacén, y cada albarán de proveedor lo suma.
- Cruce con la factura del proveedor. Cuando compras, el albarán del proveedor se contrasta con tu pedido y con su factura, para no pagar algo que no ha llegado o a otro precio.
Tipos de albarán
- Albarán de entrega. El más común: acompaña a la mercancía y lo firma quien la recibe. Puede ser de salida (lo emites tú al vender) o de entrada (lo recibes de tu proveedor al comprar).
- Albarán valorado. Además de las cantidades, lleva precios, descuentos, importes y a veces el IVA. Lo usan empresas que quieren que el cliente vea el coste de cada entrega antes de la factura.
- Albarán no valorado. Solo indica qué se entrega y en qué cantidad, sin precios. Se usa cuando quien recibe no tiene por qué ver importes (por ejemplo, el operario de una obra o un almacén de un tercero).
- Albarán de devolución. Documenta la mercancía que el cliente devuelve al proveedor, con el motivo. Sirve para ajustar el stock y, si ya estaba facturado, para emitir después la factura rectificativa.
- Albarán de trabajo o de servicio. Recoge horas y materiales de un trabajo hecho en casa del cliente. Es muy parecido al parte de trabajo, y en muchas empresas el parte firmado hace de albarán.
Diferencia entre albarán y factura
El albarán acredita una entrega; la factura acredita una operación a efectos de IVA y es la que da derecho a cobrar y a deducir el impuesto. La factura está regulada por el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación), que fija sus datos obligatorios y sus plazos. El albarán no aparece en esa norma ni en la Ley del IVA: es un documento comercial y su contenido lo decide cada empresa.
Un albarán no sustituye a la factura, aunque esté valorado y lleve IVA. Ojo con el IVA: en las entregas de bienes se devenga cuando se ponen a disposición del cliente (artículo 75 de la Ley 37/1992), es decir, normalmente en la fecha del albarán, no cuando haces la factura. Información consultada en octubre de 2026.
Cómo hacer un albarán paso a paso
- 1. Numera. Usa una numeración correlativa propia para albaranes (p. ej. ALB-2026-0312), distinta de la de facturas. Así sabes si falta alguno.
- 2. Rellena las cabeceras. Tus datos, los del cliente, la fecha y la dirección de entrega si no es la del cliente. Si el cliente te dio un número de pedido, ponlo: le ayudará a cuadrarlo.
- 3. Detalla cada línea. Referencia, descripción clara, cantidad y unidad (ud, m, kg, m²…). Si es valorado, precio, descuento e importe.
- 4. Revisa antes de cargar. Que las cantidades del albarán coincidan con lo que sale. Lo que no va en el camión no debe ir en el albarán.
- 5. Recoge la firma. Nombre, DNI si lo necesitas, fecha y firma de quien recibe, y espacio para que anote incidencias (bultos dañados, faltas).
- 6. Guárdalo y factúralo. Archiva el albarán firmado y márcalo como pendiente de facturar hasta que entre en una factura.
De albarán a factura: la factura recapitulativa
Si entregas varias veces al mismo cliente durante el mes, no hace falta una factura por albarán. El artículo 13 del Real Decreto 1619/2012 permite incluir en una sola factura operaciones de distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que sean del mismo mes natural.
Plazo: la factura recapitulativa se expide como máximo el último día del mes en que se hicieron las entregas; si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente. En la factura tiene que constar la fecha de las operaciones cuando sea distinta de la de expedición (artículo 6.1.i), por eso lo práctico es citar cada albarán con su número y su fecha. Información consultada en octubre de 2026.
Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio, ordenados, durante seis años desde el último asiento de los libros, salvo que otra norma diga otra cosa. Los albaranes forman parte de esa documentación.
Además, Hacienda puede revisar los impuestos durante cuatro años (artículo 66 de la Ley General Tributaria), y los albaranes ayudan a justificar las compras, las ventas y las existencias. Lo sensato es guardarlos al menos seis años, en papel o escaneados de forma legible.
Plantilla de albarán campo a campo
Estos son los campos de un albarán de entrega completo. Puedes usarlos como modelo en Word, Excel o en tu programa. Ninguna norma fija un contenido obligatorio; los marcados como «Siempre» son los que necesitas para que el albarán sirva de prueba y para facturarlo.
| Campo | Qué poner | ¿Cuándo? |
|---|---|---|
| Datos del emisor | Razón social o nombre, NIF, dirección, teléfono y logotipo | Siempre |
| Nº de albarán | Numeración correlativa propia (ALB-2026-0312) | Siempre |
| Fecha | Fecha de la entrega (no la del pedido) | Siempre |
| Datos del cliente | Nombre o razón social, NIF y dirección fiscal | Siempre |
| Dirección de entrega | Obra, almacén o domicilio donde se entrega, si es distinto | Si es distinta |
| Nº de pedido u obra | Referencia del pedido del cliente o de la obra | Si existe |
| Líneas | Referencia, descripción, cantidad y unidad de cada artículo o trabajo | Siempre |
| Precios e importes | Precio unitario, descuento, importe por línea y total | Solo albarán valorado |
| Bultos y peso | Número de bultos, peso o palés | Recomendado en envíos |
| Transportista | Empresa o persona que lleva la mercancía y matrícula | Si hay transporte |
| Observaciones | Espacio para anotar faltas, daños o rechazos | Siempre |
| Firma de recepción | Nombre, DNI (opcional), fecha, hora y firma de quien recibe | Siempre |
Información consultada en octubre de 2026. El albarán no tiene contenido obligatorio en la normativa de facturación; la factura sí (artículo 6 del Real Decreto 1619/2012).
Albaranes con Fati
- En la app de almacén, presupuesto → pedido → albarán → factura en un clic: el albarán descuenta stock al emitirlo y la factura sale de uno o varios albaranes.
- En compras, el albarán del proveedor se contrasta con lo pedido y la factura con lo servido; lo que no cuadra sale marcado antes de pagarlo.
- Facturación inteligente prepara la proforma desde partes y albaranes, agrupada por trabajos; la IA no toca los importes.
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio hacer albaranes?
No hay una norma general que obligue a emitir albaranes: ni el Reglamento de facturación ni la Ley del IVA los regulan. Lo obligatorio es la factura. Aun así, el albarán firmado es la forma más sencilla de demostrar que entregaste, y muchos clientes no pagan una factura sin su albarán.
¿Cómo se dice albarán en inglés?
Delivery note. También verás packing slip (lista de lo que va en el paquete) o proof of delivery (el justificante firmado de entrega).
¿Qué es un albarán valorado?
Es el albarán que, además de qué y cuánto se entrega, incluye los precios, descuentos e importes. El no valorado solo lleva cantidades. Ninguno de los dos sustituye a la factura.
¿Puedo hacer una factura con varios albaranes?
Sí, si son del mismo cliente y del mismo mes natural: es una factura recapitulativa (artículo 13 del Real Decreto 1619/2012). Con clientes empresa o profesionales se emite antes del día 16 del mes siguiente; con particulares, como máximo el último día del mes. Indica en la factura el número y la fecha de cada albarán.
¿Tiene validez un albarán firmado en el móvil o la tableta?
La firma en pantalla deja constancia de la recepción igual que en papel. Guarda junto a ella el nombre de quien firma, la fecha, la hora y, si puedes, una foto de la entrega.
¿Dónde consigo una plantilla de albarán?
En la tabla de esta página tienes todos los campos que debe llevar, para montarla en Word o Excel. Si no quieres volver a teclear el albarán para facturarlo, en Fati el albarán sale del pedido y la factura del albarán.