En resumen
- Una factura proforma es un documento previo a la factura: le dice al cliente qué le vas a facturar y por cuánto, pero no es una factura.
- No tiene validez fiscal: no sirve para deducir el IVA ni se declara. Cuando se hace la operación o cobras un anticipo, tienes que emitir la factura de verdad.
- Lleva casi los mismos datos que una factura, con la palabra «PROFORMA» bien visible y sin número de la serie de facturas.
- Con Verifactu, la Agencia Tributaria permite las proformas, pero sin código QR y siempre vinculadas al programa con el que luego emites la factura.
¿Qué es una factura proforma?
Una factura proforma es un documento comercial que anticipa cómo será la factura: quién vende, quién compra, qué se entrega o se hace, a qué precio y con qué impuestos. Se manda antes de que la operación se haga o antes de cobrar, para que el cliente la revise, la apruebe o pague por adelantado.
La clave está en lo que no es: no es una factura. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) solo considera factura el documento que reúne todos los requisitos de su artículo 6, y la proforma se emite precisamente sin ese carácter. Por eso no se numera en la serie de facturas, no genera obligaciones de IVA por sí misma y no se registra en los libros.
Para qué sirve una factura proforma
- Pedir un anticipo. El cliente sabe exactamente cuánto tiene que pagar antes de que empieces. Cuando cobras, emites la factura del anticipo.
- Que el cliente dé el visto bueno. Revisa conceptos, cantidades y datos fiscales antes de que la factura sea definitiva. Si algo está mal, se corrige la proforma, no hace falta una rectificativa.
- Trámites internos del cliente. Muchas empresas y administraciones piden una proforma para aprobar el gasto o el pedido antes de pagar.
- Financiación y subvenciones. Es habitual que el banco o el organismo que da una ayuda pida una proforma del equipo o la obra que se va a pagar.
- Comercio exterior. Se usa para que el comprador extranjero prepare el pago y la importación (ver más abajo la pro forma invoice).
Factura proforma, factura, presupuesto y albarán: diferencias
Son cuatro documentos que suelen ir seguidos en una misma venta, y cada uno tiene su función:
- Presupuesto. Es una oferta: lo que costará el trabajo si el cliente acepta. Puede tener opciones, plazo de validez y condiciones. Si quieres uno bien hecho, mira nuestra plantilla de presupuesto.
- Factura proforma. Llega cuando ya hay acuerdo y anticipa la factura concreta: importes cerrados, datos fiscales completos e impuestos. No tiene opciones ni alternativas.
- Albarán. Acredita que la mercancía o el trabajo se ha entregado y que el cliente lo ha recibido. No dice cuánto se cobra, o lo dice a título informativo.
- Factura. Es el único de los cuatro con validez fiscal. Lleva número de serie correlativo, se registra, se declara y es el documento que permite al cliente deducir el IVA.
Factura proforma modelo y plantilla: qué datos lleva campo a campo
No hay un modelo oficial de proforma. Lo razonable es copiar la estructura de la factura del artículo 6 del Reglamento de facturación, para que al convertirla no falte nada, y dejar claro que no es una factura:
- Título «FACTURA PROFORMA». Bien visible arriba. Puedes añadir «Documento sin validez fiscal».
- Número y fecha de la proforma. Usa una numeración propia (por ejemplo, PRO-2026-015), nunca la serie de tus facturas. Y la fecha en que la emites.
- Validez. Hasta qué fecha mantienes los precios y las condiciones.
- Tus datos. Nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Datos del cliente. Nombre o razón social, NIF y domicilio, tal y como irán en la factura. Es el momento de que el cliente los revise.
- Descripción de cada línea. Qué se entrega o qué trabajo se hace, cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota. Separados por cada tipo de IVA, igual que en la factura. Si hay retención de IRPF, también.
- Total. El importe que el cliente tendrá que pagar.
- Condiciones de pago. Anticipo que pides, forma de pago, IBAN o enlace de pago y plazo.
- Plazo o fecha prevista de entrega. Cuándo harás el trabajo o enviarás la mercancía.
¿La factura proforma tiene validez fiscal? ¿Lleva IVA?
No tiene validez fiscal. Puede mostrar el IVA desglosado para que el cliente sepa cuánto pagará, pero ese IVA no se repercute con la proforma: no la apuntas en el libro de facturas emitidas ni la declaras en el modelo 303. Tu cliente tampoco puede deducirse el IVA con ella, porque la Ley del IVA (artículo 97) solo admite como justificante la factura.
Ojo con los anticipos. Si el cliente te paga por adelantado con la proforma, el IVA se devenga en el momento del cobro y por lo que cobras (artículo 75.Dos de la Ley del IVA), y el Reglamento de facturación obliga a expedir factura por los pagos recibidos antes de hacer la operación (artículo 2.1). Es decir: cobras el anticipo, emites la factura del anticipo.
Factura proforma y Verifactu
La Agencia Tributaria responde a esta duda en sus preguntas frecuentes sobre los sistemas de facturación: las facturas proforma y los borradores están permitidos, pero no llevan el código QR tributario, porque una factura no se puede expedir con QR hasta que está terminada. Tampoco generan registro de facturación: ese registro se crea cuando se emite la factura definitiva.
Hay dos condiciones. La primera, que la proforma se sustituya finalmente por la factura oficial y esta se entregue al cliente. La segunda, que el sistema que genera proformas esté vinculado al programa de facturación, formando una unidad. Hacienda considera sancionable usar sistemas que preparan documentos previos a la factura sin conservarlos vinculados a las facturas que se emiten finalmente, y recomienda conservar registro de las proformas hechas.
En la práctica: haz las proformas en el mismo programa con el que facturas, no en un Excel aparte. Las obligaciones de Verifactu empiezan el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y demás obligados. Información consultada en octubre de 2026.
Cómo hacer una factura proforma paso a paso
- 1. Parte del presupuesto aceptado o del pedido. Así copias conceptos y precios sin teclear de nuevo.
- 2. Comprueba los datos fiscales del cliente. Razón social, NIF y domicilio exactos. Es más fácil corregirlos ahora que con una rectificativa después.
- 3. Cierra importes e impuestos. Cantidades definitivas, descuentos, tipo de IVA de cada línea y, si toca, retención.
- 4. Marca que es una proforma. Título visible, numeración propia y fecha de validez.
- 5. Añade cómo pagar. Importe del anticipo, IBAN o enlace de pago y plazo.
- 6. Envíala y, al cobrar o entregar, conviértela en factura. La factura llevará su número de serie, la fecha y, con Verifactu, el código QR.
Factura proforma en inglés: pro forma invoice en comercio exterior
En inglés se llama pro forma invoice (o proforma invoice). Es muy habitual en exportación: el comprador extranjero la usa para preparar el pago por adelantado, para que su banco tramite el pago y para preparar la importación en su país.
En una pro forma invoice conviene añadir, además de los datos de siempre, la moneda, el incoterm (quién paga el transporte y el seguro y dónde pasa el riesgo), el país de origen de la mercancía, pesos y bultos, y la forma de pago. Cuando la mercancía sale, emites la factura comercial (commercial invoice), que es la que tiene validez fiscal. Si la haces en el idioma del cliente, mejor: evita dudas y retrasos en el pago.
Proforma, presupuesto, albarán y factura de un vistazo
| Documento | Para qué sirve | ¿Validez fiscal? | ¿Lleva QR de Verifactu? |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | Ofrecer un precio antes de que el cliente acepte | No | No |
| Factura proforma | Anticipar la factura y pedir el anticipo o el visto bueno | No | No |
| Albarán | Acreditar la entrega de la mercancía o el trabajo | No | No |
| Factura | Documentar la operación a efectos fiscales y cobrar | Sí | Sí, si se emite con un programa de facturación |
Fuentes: Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación), Ley 37/1992 del IVA y preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria sobre los sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU. Información consultada en octubre de 2026.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una factura proforma?
Es un documento previo a la factura que detalla lo que vas a facturar, a quién y por cuánto. Sirve para que el cliente lo apruebe o pague por adelantado, pero no tiene validez fiscal.
¿La factura proforma es obligatoria?
No. Ninguna norma obliga a hacerla. La usas cuando te conviene: para pedir un anticipo, para que el cliente apruebe el gasto o porque te la pide su banco o su departamento de compras.
¿Se puede deducir el IVA de una factura proforma?
No. La Ley del IVA solo permite deducir el IVA con la factura. Si te mandan una proforma y pagas, pide la factura del anticipo o la factura final.
¿Tengo que pasar la proforma por Verifactu?
No genera registro de facturación ni lleva código QR. Pero la Agencia Tributaria exige que el sistema que hace proformas esté vinculado al de facturación y recomienda conservar registro de las proformas.
¿Qué diferencia hay entre presupuesto y proforma?
El presupuesto es una oferta que el cliente puede aceptar o no. La proforma llega cuando ya hay acuerdo y anticipa la factura con importes cerrados. Algunos lo llaman presupuesto proforma, pero son dos pasos distintos.
¿Cómo se dice factura proforma en inglés?
Pro forma invoice o proforma invoice. La factura definitiva en exportación se llama commercial invoice.