En resumen
- Un programa de nóminas calcula cada mes el salario de cada trabajador según su contrato y su convenio, descuenta la cotización a la Seguridad Social y la retención de IRPF y genera el recibo de salarios.
- De las nóminas salen obligaciones fijas: la cotización mensual por el Sistema RED, el modelo 111 de retenciones (trimestral, del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero) y el resumen anual del modelo 190 en enero.
- Lo que distingue un buen programa es que tenga las tablas oficiales y los convenios al día y que reciba las horas, ausencias y variables sin teclearlas otra vez.
- Muchas pymes combinan las dos cosas: el programa calcula y emite las nóminas y la gestoría revisa y se ocupa de altas, bajas y contratos.
Qué es un programa de nóminas
Un programa de nóminas (o software de nóminas) es la aplicación que calcula lo que cobra cada trabajador cada mes y todo lo que se deriva de ello: lo que se ingresa a la Seguridad Social, lo que se retiene de IRPF, el recibo que se entrega, la orden de pago al banco y el asiento contable.
El recibo de salarios es obligatorio: el artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores exige documentar el pago del salario con un recibo individual, que se ajusta al modelo oficial de la Orden de 27 de diciembre de 1994, modificado por la Orden ESS/2098/2014 para que el recibo muestre también lo que cotiza la empresa.
Cómo hacer una nómina, paso a paso
Con programa o a mano, el cálculo sigue siempre el mismo orden:
- 1. Devengos salariales. Salario base de la categoría según el convenio, complementos (antigüedad, plus de puesto, nocturnidad), horas extra y, si se prorratean, la parte de pagas extra.
- 2. Devengos no salariales. Dietas, kilometraje, plus de transporte o indemnizaciones, que tienen un tratamiento distinto en cotización e IRPF.
- 3. Bases de cotización. Base de contingencias comunes y de contingencias profesionales, con los topes mínimos y máximos de su grupo de cotización.
- 4. Deducciones del trabajador. Su parte de cotización a la Seguridad Social y la retención de IRPF, calculada según su situación personal y familiar.
- 5. Líquido a percibir. Total devengado menos total deducido: lo que se transfiere al trabajador.
- 6. Aportación de la empresa. La cotización a cargo de la empresa, que no sale del sueldo pero se ingresa a la Seguridad Social y aparece informada en el recibo.
Qué debe hacer un software de nóminas
- Tablas oficiales al día. Bases mínimas y máximas, tipos de cotización y tramos de IRPF actualizados cuando se publican en el BOE, sin que tengas que tocar nada.
- Convenios colectivos. Tablas salariales, pluses, pagas extra y su prorrata por categoría. El convenio manda en buena parte de la nómina.
- Cotización y sistema RED. La empresa comunica y paga las cuotas por el Sistema RED, normalmente con la aplicación SILTRA, dentro del Sistema de Liquidación Directa. Las cuotas se ingresan en el mes siguiente al que corresponden.
- Retenciones de IRPF y modelos 111 y 190. El 111 recoge las retenciones del trimestre (mensual para las grandes empresas) y el 190 resume en enero las del año anterior, trabajador a trabajador.
- Pago y contabilidad. Fichero SEPA para pagar a toda la plantilla de una vez y asiento contable de la nómina, para no teclearlo después.
- Finiquitos. Liquidación de salario pendiente, vacaciones no disfrutadas y parte proporcional de pagas extra. El artículo 49.2 del Estatuto obliga a entregar la propuesta de liquidación junto con la comunicación del fin del contrato.
- Registro de jornada. Horas reales, horas extra y ausencias de cada trabajador, que alimentan la nómina del mes.
Programa de nóminas gratis: lo que hay que saber
Puedes hacer una nómina gratis con una hoja de cálculo o con un simulador de nómina, y para uno o dos trabajadores con salario fijo puede servir. El riesgo está en lo que no se ve: tablas de cotización que cambian cada año, tramos de IRPF, un convenio que se actualiza a mitad de ejercicio o un trabajador a tiempo parcial con horas complementarias.
Antes de elegir una opción gratuita, comprueba quién actualiza las tablas, si saca el recibo con el formato oficial, si te prepara los datos de los modelos 111 y 190 y si exporta algo útil para el banco y para tu asesoría. Si la respuesta es «tú, a mano», lo gratis te va a costar horas cada mes.
Cuánto cuesta un programa de nóminas frente a una gestoría
No hay un precio estándar: las gestorías suelen cobrar por trabajador y mes, y los programas por usuario, por empleado o con una cuota fija. Para comparar, pide siempre el precio total con tu plantilla real y pregunta qué incluye: finiquitos, altas y bajas, cambios de convenio, atención a requerimientos.
Un programa tiene sentido cuando quieres controlar el cálculo, cerrar el mes antes o evitar el ir y venir de variables con la gestoría. La gestoría sigue siendo útil para lo que no es cálculo mensual: contratos, altas y bajas, despidos o inspecciones. Combinar las dos cosas es lo más habitual en una pyme.
Errores típicos al hacer las nóminas
- Aplicar una tabla salarial del convenio que ya no está vigente o no aplicar los atrasos cuando se publica la nueva.
- Pagar horas extra sin registro de jornada que las respalde, o no pagarlas aunque el registro las recoja.
- Tratar como dieta exenta lo que es salario, o al revés, con efecto en la cotización y en el IRPF.
- No regularizar el tipo de IRPF cuando cambia el salario o la situación familiar del trabajador.
- Olvidar la prorrata de pagas extra o calcular mal las vacaciones en el finiquito.
- Comunicar tarde un alta: debe hacerse antes de que el trabajador empiece a trabajar.
Por qué el registro de jornada y las nóminas deben ir conectados
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada día la hora de inicio y fin de la jornada. Y la ley une ese registro con la nómina: para los contratos a tiempo parcial, las horas se totalizan cada mes y el resumen se entrega con la nómina (artículo 12.4.c), y para las horas extra el registro se totaliza en el periodo de pago y se entrega copia del resumen en el recibo (artículo 35.5).
Si el fichaje está en un sitio y la nómina en otro, alguien copia horas a mano cada mes, y cualquier diferencia entre lo fichado y lo pagado es justo lo que mira la Inspección. Con los dos conectados, las horas extra, los pluses y las ausencias del mes llegan a la nómina tal como se registraron. Información consultada en octubre de 2026 en el BOE (Estatuto de los Trabajadores, Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social) y en la Agencia Tributaria (modelos 111 y 190).
Calendario de obligaciones que salen de las nóminas
| Obligación | Dónde | Plazo |
|---|---|---|
| Alta del trabajador | Seguridad Social (Sistema RED) | Antes de que empiece a trabajar |
| Comunicación del contrato | SEPE (Contrat@) | En los diez días siguientes a firmarlo |
| Cotización mensual | Seguridad Social (Sistema RED, SILTRA) | En el mes siguiente al que corresponden las cuotas |
| Modelo 111 trimestral | Agencia Tributaria | Del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero (del 1 al 15 si domicilias el pago) |
| Modelo 111 mensual (grandes empresas) | Agencia Tributaria | Del 1 al 20 del mes siguiente |
| Modelo 190 (resumen anual) | Agencia Tributaria | Del 1 al 31 de enero |
| Recibo de salarios | Al trabajador | Con cada pago del salario |
Información consultada en octubre de 2026. Si el último día del plazo es inhábil, pasa al siguiente día hábil.
Las nóminas con Fati
- Un clic genera las nóminas del mes con horas extra, complementos, dietas, pagas extra y bonificaciones por tipo de contrato; tu asesor las supervisa si quieres.
- Tablas de Seguridad Social y tramos de IRPF precargados y actualizados con el BOE; convenios comunes configurados y cualquier otro dado de alta con sus tablas.
- Recibo en PDF, asiento contable, fichero SEPA, modelos 111 y 190 y publicación en la app del trabajador. Las altas, bajas y contratos siguen siendo de tu gestoría o tuyos por Sistema RED.
- 33 € por usuario y mes, o 297 € al año pagando 9 meses, con todas las apps. Te lo dejamos montado desde 320 €.
Sigue leyendo
Preguntas frecuentes
¿Qué es un programa de nóminas?
Una aplicación que calcula cada mes el salario, la cotización a la Seguridad Social y la retención de IRPF de cada trabajador, genera el recibo de salarios y prepara lo que se deriva: pago, contabilidad y modelos de retenciones.
¿Existe un programa de nóminas gratis que sirva?
Para una o dos nóminas fijas, una hoja de cálculo o un simulador pueden bastar. A partir de ahí, el problema es mantener al día tablas, convenios e IRPF y preparar los modelos 111 y 190 sin errores.
¿Qué programa de nóminas necesita una pyme?
Uno con las tablas oficiales y tu convenio al día, que reciba las horas y ausencias del registro de jornada, saque recibo, pago y asiento contable y prepare los modelos 111 y 190. Y que tu gestoría pueda revisarlo.
¿Cómo hacer una nómina?
Suma los devengos (salario base, complementos, horas extra, pagas prorrateadas y conceptos no salariales), calcula las bases de cotización, resta la cotización del trabajador y la retención de IRPF y obtendrás el líquido a percibir.
¿Cuándo se presentan los modelos 111 y 190?
El 111, en general, del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero por el trimestre anterior; las grandes empresas lo presentan cada mes. El 190 se presenta del 1 al 31 de enero con el resumen del año anterior.
¿Un software de nóminas sustituye a la gestoría?
Para calcular y emitir las nóminas cada mes, puede hacerlo. Los contratos, las altas y bajas en la Seguridad Social y las comunicaciones al SEPE los sigue haciendo tu gestoría o tú mismo.