En resumen
- GMAO significa gestión del mantenimiento asistido por ordenador: un programa que reúne los equipos, las órdenes de trabajo, el mantenimiento preventivo y correctivo, los repuestos y su coste.
- Sirve para que las revisiones salgan solas en el calendario, que cada avería quede registrada con sus horas y su material, y que puedas demostrar lo que se ha hecho en cada equipo.
- Los módulos básicos son inventario de equipos, órdenes de trabajo, plan de preventivo, gestión de averías, repuestos e indicadores como el MTBF y el MTTR.
- Para elegir uno, pruébalo con tus propios equipos y contratos: si el técnico no lo usa desde el móvil, el GMAO no tendrá datos y no servirá de nada.
¿Qué es un GMAO? Significado de las siglas
GMAO son las siglas de gestión del mantenimiento asistido por ordenador. En inglés se llama CMMS (Computerized Maintenance Management System). Es el programa donde una empresa organiza todo el mantenimiento de sus equipos o de los equipos de sus clientes.
Un sistema GMAO sustituye a la hoja de cálculo con las fechas de revisión, a la carpeta de partes en papel y a la memoria del jefe de taller. Todo lo que se hace en un equipo queda apuntado en su ficha: qué se revisó, qué se cambió, cuánto tardó el técnico y cuánto costó.
Lo usan dos tipos de empresas: las que mantienen sus propias máquinas e instalaciones (una fábrica, un hotel, un hospital) y las empresas mantenedoras que dan servicio a clientes (climatización, protección contra incendios, ascensores, instalaciones eléctricas).
¿Para qué sirve un software GMAO?
- Que no se pase ninguna revisión. El plan de mantenimiento preventivo genera las visitas con su fecha. Lo que vence esta semana se ve, y lo que se ha pasado, también.
- Que ninguna avería se quede sin cerrar. Cada aviso de correctivo entra con su prioridad, se asigna a un técnico y no desaparece hasta que se cierra con su parte.
- Saber cuánto cuesta cada equipo. Horas, material y repuestos se suman en la ficha. Así ves qué equipo da más guerra y si te compensa repararlo o cambiarlo.
- Demostrar lo que se ha hecho. Ante un cliente, un seguro o una inspección, el histórico con fechas y el parte firmado son tu prueba.
- Facturar todo lo que se trabaja. Si el correctivo se registra con horas y material, se factura. Si se hace «de paso» sin apuntar, se pierde.
Módulos típicos de un sistema GMAO
No todos los programas tienen lo mismo, pero estos módulos son la base del mantenimiento con GMAO:
- Inventario de equipos. Ficha de cada equipo con marca, modelo, número de serie, ubicación, fecha de instalación, manuales y garantía. Suele organizarse en árbol: cliente o centro, instalación, equipo y componente.
- Órdenes de trabajo. La unidad de trabajo del GMAO: qué hay que hacer, en qué equipo, quién lo hace, cuándo, con qué checklist, cuánto tiempo ha llevado y qué material se ha usado.
- Mantenimiento preventivo. Gamas o planes por tipo de equipo, con sus operaciones y su periodicidad (mensual, trimestral, anual…). El sistema genera las órdenes antes de que venzan.
- Mantenimiento correctivo. Recogida de avisos y averías, prioridad, plazo de respuesta comprometido y seguimiento hasta el cierre.
- Repuestos y almacén. Stock de recambios, consumo por orden de trabajo y aviso cuando un repuesto crítico baja del mínimo.
- Indicadores. MTBF, MTTR, disponibilidad, cumplimiento del preventivo y coste por equipo. Lo vemos en el apartado siguiente.
- App móvil del técnico. Para ver la ruta del día, rellenar el checklist, hacer fotos y recoger la firma del cliente en el momento.
Indicadores de mantenimiento: MTBF, MTTR y otros
Un GMAO con datos te deja medir el mantenimiento en lugar de opinar sobre él. Los indicadores más usados son estos:
- MTBF (tiempo medio entre fallos). Tiempo de funcionamiento dividido entre el número de averías. Si una bomba ha funcionado 2.000 horas y ha tenido 4 averías, su MTBF es de 500 horas. Cuanto más alto, mejor.
- MTTR (tiempo medio de reparación). Tiempo total dedicado a reparar dividido entre el número de reparaciones. Si esas 4 averías han llevado 12 horas, el MTTR es de 3 horas. Cuanto más bajo, mejor.
- Disponibilidad. MTBF / (MTBF + MTTR). Con los datos anteriores: 500 / 503 = 99,4 % del tiempo disponible.
- Cumplimiento del preventivo. Revisiones hechas en plazo dividido entre revisiones programadas. Es el primero que hay que vigilar en una empresa mantenedora.
- Relación preventivo / correctivo. Qué parte de las horas se va en revisiones planificadas y qué parte en apagar fuegos. Si el correctivo crece, algo falla en el plan.
- Coste de mantenimiento por equipo. Horas más material más repuestos, comparado con lo que cobras por mantenerlo o con lo que costaría sustituirlo.
Cómo elegir un software GMAO
- 1. Empieza por tu forma de trabajar. No es lo mismo mantener tus propias máquinas que dar servicio a cien clientes con contrato. Si eres mantenedora, necesitas contratos, clientes, facturación y rutas, no solo equipos.
- 2. Que el técnico lo use desde el móvil. Es lo que decide si el GMAO tiene datos reales. Checklist, fotos, firma y horas tienen que poder apuntarse en la instalación, sin volver a la oficina.
- 3. Preventivo automático. Que la periodicidad se defina por tipo de equipo y las visitas salgan solas, sin tener que crear cada orden a mano.
- 4. Conexión con la facturación. Si el parte no acaba en factura, tendrás que teclearlo dos veces. Comprueba que el correctivo y las cuotas de contrato se puedan facturar desde el mismo sitio.
- 5. Normativa de tu sector. En climatización, el RITE marca periodicidades mínimas; en protección contra incendios, el RIPCI. Un buen GMAO te deja cargar esas gamas y guardar las actas.
- 6. GMAO cloud o instalado. Un GMAO en la nube no necesita servidor propio, se actualiza solo y el técnico accede desde cualquier sitio. Pregunta dónde se guardan los datos y cómo puedes exportarlos.
- 7. Precio total e implantación. Suma la cuota por usuario, los técnicos que van a usarlo y la carga inicial de equipos. Pide que te lo enseñen con tus datos, no con una demo genérica.
Cómo implantar un GMAO paso a paso
- 1. Inventario. Haz la lista de equipos con lo mínimo: dónde está, qué es, marca, modelo y número de serie. Mejor completo y sencillo que detallado y a medias.
- 2. Planes de preventivo. Define las operaciones y la periodicidad por tipo de equipo, partiendo del manual del fabricante y de la normativa que te aplique.
- 3. Contratos y clientes. Si eres mantenedora, carga cada contrato con sus equipos, su periodicidad y su plazo de respuesta a averías.
- 4. Prueba con un técnico. Un mes con un técnico y una zona. Corrige los checklists que no encajan antes de extenderlo al resto.
- 5. Deja de usar el papel. Mientras convivan el GMAO y la hoja de cálculo, la gente seguirá apuntando en la hoja. Fija una fecha y retira lo antiguo.
- 6. Revisa los indicadores cada mes. Cumplimiento del preventivo, averías repetidas y coste por equipo. Es lo que te dice si el plan funciona.
GMAO para empresas de climatización e instalaciones
Una empresa de climatización es un caso claro de GMAO: muchos equipos repartidos en muchos clientes, revisiones con periodicidad legal y averías urgentes en verano e invierno.
El RITE (Real Decreto 1027/2007) fija en su IT 3 la periodicidad mínima del mantenimiento: por ejemplo, cada 2 años para un aire acondicionado de hasta 12 kW fuera de viviendas, o mensual en instalaciones de más de 70 kW. La mantenedora tiene que anotar cada operación en el registro de mantenimiento y conservarlo al menos cinco años. Un GMAO bien configurado genera esas visitas solas y guarda el registro.
En protección contra incendios pasa lo mismo con el RIPCI (Real Decreto 513/2017): revisiones trimestrales, semestrales, anuales y quinquenales, y actas que hay que conservar al menos cinco años.
Tenemos un vídeo en el que se ve un software GMAO funcionando: la ficha de cada equipo con su histórico, sus tareas y su checklist, y un monitor de IA que avisa de los equipos con riesgo. Lo encuentras en la página de software para empresas de climatización y en nuestra sección de vídeos.
Información consultada en octubre de 2026 en los textos consolidados del RITE y del RIPCI en el BOE.
GMAO frente a hoja de cálculo y papel
Lo que cambia en el día a día de una empresa de mantenimiento.
| Tarea | Hoja de cálculo y papel | Software GMAO |
|---|---|---|
| Saber qué revisiones vencen | Filtrar la hoja a mano | Calendario con lo que vence y lo pasado en rojo |
| Recoger una avería | Llamada apuntada en una libreta | Orden de trabajo con prioridad y plazo |
| Parte del técnico | En papel, se pasa a limpio en la oficina | En el móvil, con checklist, fotos y firma |
| Histórico de un equipo | Repartido entre carpetas y correos | En la ficha del equipo, por fecha |
| Repuestos usados | No siempre se apuntan | Ligados a la orden y al equipo |
| Facturar el correctivo | Depende de que alguien se acuerde | Horas y material del parte a la factura |
| Indicadores (MTBF, MTTR) | Hay que calcularlos a mano, si hay datos | Salen de los datos registrados |
Fati como GMAO para empresas mantenedoras
- Contratos con su calendario de preventivo: las visitas del año salen solas y la periodicidad la marca cada tipo de equipo.
- Avisos de correctivo con el plazo comprometido del contrato, asignación por técnico y rutas del día ordenadas con IA.
- Ficha de cada equipo con marca, modelo, número de serie, ubicación e histórico de preventivos, correctivos y recambios; parte con checklist firmado por el cliente en el móvil.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es GMAO?
Son las siglas de gestión del mantenimiento asistido por ordenador. Es un programa que reúne el inventario de equipos, las órdenes de trabajo, el mantenimiento preventivo y correctivo, los repuestos y los indicadores de mantenimiento.
¿Qué diferencia hay entre GMAO y ERP?
El ERP gestiona toda la empresa (ventas, compras, facturación, contabilidad) y el GMAO se centra en el mantenimiento de los equipos. Para una empresa mantenedora lo práctico es que estén conectados, para que el parte del técnico acabe en la factura sin teclearlo dos veces.
¿Hay GMAO en app para el móvil?
Sí, y es casi imprescindible. La app del técnico es donde se rellena el checklist, se hacen fotos, se apuntan horas y material y se recoge la firma del cliente. Sin ella, los datos llegan tarde o no llegan.
¿Qué es un GMAO cloud?
Un GMAO en la nube: se usa desde el navegador o el móvil, sin instalar un servidor en la empresa, y los datos se guardan en un centro de datos del proveedor. Pregunta siempre cómo exportar tus datos si algún día cambias.
¿Cómo se calcula el MTBF y el MTTR?
El MTBF es el tiempo de funcionamiento dividido entre el número de averías. El MTTR es el tiempo total de reparación dividido entre el número de reparaciones. Con los dos se calcula la disponibilidad: MTBF / (MTBF + MTTR).
¿Una empresa pequeña necesita un GMAO?
Si llevas más equipos de los que caben en la cabeza, o tienes contratos con periodicidades legales como las del RITE o el RIPCI, sí. A partir de ahí, la hoja de cálculo empieza a dejar revisiones sin hacer y correctivos sin facturar.