De dónde sale la lista
La cláusula 7.5 de ISO 9001 define la información documentada: la que la norma pide expresamente y la que la empresa decide que necesita. Desde 2015 ya no se distingue entre «documentos» y «registros».
En la tabla, «Exige» significa que la cláusula pide información documentada de forma expresa. «Conviene» significa que la norma no la pide por escrito, pero sin ella es difícil demostrar el requisito al auditor.
La numeración es la de la estructura común que comparten ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018. La edición ISO 9001:2026, publicada el 16 de septiembre de 2026, mantiene esa estructura; comprueba la numeración fina en tu copia.
Cómo usar la lista: ejemplo de un instalador eléctrico
Una empresa de instalaciones eléctricas que solo va a certificarse en ISO 9001 se fija en la columna 9001. Si más adelante añade la 14001, solo tiene que completar las filas que cambian.
- Paso 1. Marca en la columna «Lo tengo» los documentos que ya existen, aunque estén dispersos: el alcance en la web, la formación en nóminas.
- Paso 2. Anota dónde está cada uno: carpeta, programa o archivo. El auditor te pedirá enseñarlo.
- Paso 3. Empieza por lo que se exige y falta. En instaladores suele ser la calibración de equipos (7.1.5) y la evaluación de proveedores (8.4).
Los 23 documentos y qué norma los pide
| Documento | Cláusula | ISO 9001 | ISO 14001 | ISO 45001 |
|---|---|---|---|---|
| Alcance del sistema de gestión | 4.3 | Exige | Exige | Exige |
| Contexto y partes interesadas | 4.1-4.2 | Conviene | Conviene | Conviene |
| Política (de calidad, ambiental o de SST) | 5.2 | Exige | Exige | Exige |
| Roles, responsabilidades y autoridades | 5.3 | Conviene | Conviene | Conviene |
| Consulta y participación de los trabajadores | 5.4 | — | — | Exige |
| Riesgos y oportunidades | 6.1 | Conviene | Exige | Exige |
| Aspectos ambientales significativos | 6.1.2 | — | Exige | — |
| Peligros y evaluación de riesgos laborales | 6.1.2 | — | — | Exige |
| Requisitos legales y otros requisitos | 6.1.3 | — | Exige | Exige |
| Objetivos y planes para lograrlos | 6.2 | Exige | Exige | Exige |
| Equipos de medición y su calibración | 7.1.5 | Exige | — | — |
| Competencia y formación del personal | 7.2 | Exige | Exige | Exige |
| Comunicación interna y externa | 7.4 | Conviene | Exige | Exige |
| Control operacional de los procesos | 8.1 | Exige | Exige | Exige |
| Preparación y respuesta ante emergencias | 8.2 | — | Exige | Exige |
| Revisión de los requisitos del cliente | 8.2.3 | Exige | — | — |
| Evaluación y seguimiento de proveedores | 8.4 | Exige | Conviene | Conviene |
| Trazabilidad y propiedad del cliente | 8.5.2-8.5.3 | Exige | — | — |
| Liberación de productos y servicios | 8.6 | Exige | — | — |
| Seguimiento, medición y evaluación del cumplimiento | 9.1 | Exige | Exige | Exige |
| Programa e informes de auditoría interna | 9.2 | Exige | Exige | Exige |
| Revisión por la dirección | 9.3 | Exige | Exige | Exige |
| No conformidades, incidentes y acciones correctivas | 10.2 | Exige | Exige | Exige |
El Word trae la misma tabla con dos columnas más: «Lo tengo» y «Dónde está», con un ejemplo de instalador en gris.
Genérala rellena con tus datos
En Fati esta plantilla sale con los datos de tu empresa y se mantiene al día con tu trabajo de cada día.