Qué artículo lo exige
El artículo 30.1 del RGPD obliga al responsable a llevar un registro con: sus datos de contacto y los del delegado de protección de datos si lo hay, los fines, las categorías de interesados y de datos, los destinatarios, las transferencias internacionales, los plazos de supresión y una descripción general de las medidas de seguridad.
El artículo 30.2 obliga también al encargado a llevar un registro de los tratamientos que hace por cuenta de sus clientes. El artículo 31 de la LOPDGDD lo recoge en la ley española.
El artículo 30.5 exime a las empresas de menos de 250 trabajadores salvo que el tratamiento pueda suponer un riesgo, no sea ocasional o incluya datos especiales. Hay una propuesta europea para cambiar ese umbral, aún en tramitación en noviembre de 2026.
Los tratamientos tipo de un instalador
Ejemplo: una empresa de instalaciones eléctricas y de seguridad con 12 técnicos. Estos son los tratamientos que incluye la plantilla.
- Clientes y facturación. Presupuestos, contratos, facturas y avisos de avería. Base: contrato y obligación legal. Plazo: seis años por la normativa mercantil y cuatro por la tributaria, como mínimo.
- Trabajadores y nóminas. Contratos, nóminas, Seguridad Social, formación y vigilancia de la salud. Base: contrato de trabajo y obligación legal.
- Geolocalización de técnicos. GPS de furgonetas o del móvil de empresa. Hay que informar antes a los trabajadores, como exige el artículo 90 de la LOPDGDD.
- Proveedores y subcontratas. Datos de contacto de personas de los proveedores y documentación de prevención de las subcontratas.
- Videovigilancia de instalaciones de clientes (como encargado). Mantenimiento de cámaras de comunidades y comercios. El responsable es el cliente; el instalador lo anota en su registro de encargado.
Cómo rellenarlo
- Una ficha por tratamiento. No mezcles clientes y trabajadores.
- Sé concreto en los destinatarios: gestoría laboral, banco, Agencia Tributaria, mutua.
- Indica el programa donde están los datos y quién accede: ayuda a describir las medidas de seguridad.
- Revísalo cuando cambies de programa, de gestoría o empieces una actividad nueva.
Vista previa del registro
| Tratamiento | Finalidad | Interesados | Base jurídica | Destinatarios |
|---|---|---|---|---|
| Clientes y facturación | Presupuestar, ejecutar y facturar trabajos | Clientes y contactos | Contrato (6.1.b) y obligación legal (6.1.c) | Gestoría, bancos, AEAT |
| Trabajadores y nóminas | Gestión laboral y prevención | Plantilla y candidatos | Contrato (6.1.b) y obligación legal (6.1.c) | Gestoría laboral, TGSS, mutua |
| Geolocalización | Organizar rutas y avisos | Técnicos | Contrato de trabajo (6.1.b) y art. 90 LOPDGDD | Proveedor del servicio GPS |
| Proveedores | Compras y subcontratación | Contactos de proveedores | Interés legítimo (6.1.f) | Gestoría |
El Word trae una ficha completa por tratamiento y el registro como encargado, con los datos de ejemplo en gris.
Genérala rellena con tus datos
En Fati esta plantilla sale con los datos de tu empresa y se mantiene al día con tu trabajo de cada día.